Les entreprises sont tenues de conserver leurs factures clients et fournisseurs conformément aux obligations comptables des établissements commerciaux. Ces preuves de paiement sont par ailleurs exigées dans différentes procédures fiscales et administratives. Vous devez donc respecter les délais de conservation fixés par l’Administration pour ce type de pièces justificatives.
Quelle est la durée légale prévue pour la conservation des factures ?
La durée de conservation des factures est dictée par leur nature d’un point de vue administratif. En effet, ces titres de paiement peuvent être émis dans un cadre commercial, fiscal ou encore social. Ce dernier cas concerne surtout les particuliers, avec les quittances de loyer, les factures d’électricité ou de communication, etc.
Selon le Code du Commerce, les entreprises doivent conserver tous leurs justificatifs comptables durant 10 ans après la fin de l’exercice concerné. Cette règle s’applique également aux factures des clients et des fournisseurs (art. L. 123-22 alinéa 2). Pour rappel, la facturation est obligatoire pour tout achat de produits ou de prestations de services.
De son côté, l’Administration fiscale exige la conservation des factures et des pièces justificatives sur 6 ans. Ce délai de prescription se base sur la date de l’émission du document ou de la dernière opération comptable d’une entreprise dissoute. Dans les deux cas, les comptables doivent présenter les documents justifiant les déclarations lors du contrôle fiscal.
Au final, vous devriez privilégier le délai de conservation le plus long, soit 10 ans. Cette durée correspond par ailleurs à la prescription en vigueur pour les documents comptables en général (livre journal, grand livre des comptes, etc.). Vous pourrez ainsi développer un système d’archivage cohérent et efficace.
Comment stocker ces pièces justificatives ?
En prévision des contrôles, vos factures doivent être conservées pendant 10 ans tout en étant facilement accessibles. L’Administration fiscale peut en effet réclamer tous les justificatifs et autres relevés relatifs à votre activité au cours de son intervention. Vous avez donc besoin de vous organiser en conséquence.
Les factures peuvent actuellement être émises sur support-papier ou sous forme dématérialisée. Ainsi, la méthode d’archivage dépendra avant tout du format choisi. Vous devez, dans les deux cas, prioriser la praticité et la sécurisation du dispositif. En effet, vos documents administratifs devront être conservés et faciles à retrouver durant au moins une décennie.
Le système d’archivage traditionnel a longtemps fait ses preuves dans le monde de l’entreprise. Cependant, vous devez garder les papiers dans un local adapté. Vous avez notamment besoin de les mettre à l’abri de l’humidité et des grandes variations de température. En effet, ces conditions réduisent significativement la durée de vie de ce support.
Vous pouvez aussi conserver numériquement vos factures papier en les scannant. Vous devez toutefois respecter les règles en la matière (format PDF, signature électronique, etc.). Enfin, la facturation 100 % digitale se révèle particulièrement pratique pour archiver vos preuves de paiements. Privilégiez dans ce cas les serveurs français ou européens pour éviter des procédures complexes.
Quelles sanctions en cas de non-respect de cette obligation ?
Les pièces justificatives sont incontournables dans le cadre de la gestion comptable d’une entreprise. Elles facilitent entre autres le suivi des différentes opérations liées à votre activité. Ces preuves sont également indispensables en cas de contrôle fiscal ou de litiges. De ce fait, les autorités sont très strictes par rapport à la conservation des factures et des documents comptables.
Si vous n’avez pas conservé vos factures clients, vous devrez payer une amende à hauteur de 50 % de leurs montants. L’Administration fiscale rejettera, en revanche, la déduction de vos charges en cas de non-conservation de factures fournisseurs. Vous subirez ainsi une taxation supplémentaire sur vos bénéfices.
Votre établissement s’expose même à un rejet de comptabilité, si vous n’avez pas conservé plusieurs pièces comptables en dehors des factures. Votre fiscalité devra donc être rectifiée selon les dispositions légales prévues à cet effet.
Une telle procédure implique la réévaluation de vos bénéfices sur la période ne disposant pas de justificatifs. Un redressement fiscal se solde souvent par une forte hausse de l’impôt sur le revenu réel de l’entreprise. Au final, l’issue est rarement favorable aux contribuables.
Source : https://www.economie.gouv.fr/cedef/duree-conservation-papiers-personnels-professionnels