Outil très pratique, un coffre-fort numérique est idéal pour dématérialiser ses documents et gagner du temps sur leur récupération : plus de bulletins de paye à retrouver et des courriers à affranchir, qui sont des tâches prenant particulièrement du temps et pouvant coûter une certaine somme. Découvrez dans cet article comment choisir son coffre-fort numérique en entreprise.
C’est quoi un coffre-fort numérique ?
Par définition, le coffre-fort numérique est un outil permettant de transférer vos documents sur un espace de stockage virtuel et personnel seulement accessible grâce à un système d’identification sécurisé, l’employeur n’ayant pas accès au contenu du coffre fort numérique.
Autrement nommé coffre-fort électronique, cet outil permet notamment de recevoir, classer, trier et archiver des documents grâce à des tâches automatisées. Par exemple, le modèle numérique Factorial a la particularité de simplifier la gestion administrative des documents d’un utilisateur.
Nous allons voir que posséder un coffre-fort numérique présente de nombreux atouts comme la mise en place d’une démarche écoresponsable, des économies de consommables et d’argent pour l’entreprise ainsi que le gain de temps et de productivité.
Pourquoi en utiliser un dans une entreprise ?
Cette dématérialisation est un des piliers de la transformation digitale des entreprises. En effet, mettre en place un coffre fort numérique dans votre entreprise présente de nombreux avantages :
- Une sécurité renforcée : la confidentialité est garantie, car ni le créateur du coffre-fort ni l’employeur peuvent avoir accès aux données concernant le salarié. Tous les documents RH ainsi que des documents tels que des attestations, des contrats de travail, des fiches de salaire ou encore des soldes tout compte pourront être déposés par le salarié lui-même. Par ailleurs, l’ensemble de ces informations sont protégées par des méthodes comme la double authentification ou des codes temporaires.
Il est à noter qu’il doit être aux normes RGPD (règlement général sur la protection des données personnelles)
- Un gain de place : grâce à ce dispositif, vous n’avez désormais plus besoin de stocker les documents concernant vos salariés. Nécessitant des ressources considérables (processus internes, organisation, etc.), archiver des documents RH devient plus simple.
- Traçabilité des documents : le modèle numérique permet de garder et de retrouver à tout moment une trace des opérations réalisées (dates de lectures, date de l’éventuelle destruction du document, date d’enregistrement, etc.)
- Un moyen écologique pour préserver l’environnement : il s’agit d’une bonne solution pour limiter la consommation de papier
- La remise et le stockage des documents clients : opter pour un modèle électronique afin de transmettre des documents concernant des particuliers est une bonne idée, car l’accès aux documents dans l’espace personnel et sécurisé se fait en toute sécurité. Des entreprises telles que des assurances ou des banques ont recours au coffre-fort numérique.
- Gain de productivité : vos équipes n’auront plus à perdre du temps sur leur travail afin de retrouver les documents concernés et pour l’équipe RH l’utilisation de logiciel adapté comme ici facilitera encore plus les tâches
- Faire des économies : grâce au coffre-fort électronique, vous n’avez plus à imprimer et à envoyer vos documents papier, les affranchir ainsi que les mettre sous pli
Comment choisir un coffre-fort numérique pour son entreprise ?
Il faut prendre en considération de nombreux critères avant de choisir son coffre-fort numérique :
- S’informer sur la conformité aux normes juridiques (notamment les normes AFNOR NF Z 42-020 et le décret n° 2018-418 qui concerne les conditions de mise en place d’un coffre-fort numérique).
- Vérifier que le coffre-fort numérique et que vos applications métiers soient compatibles (comme le logiciel de paye)
- Choisir une bonne capacité de stockage
- D’autres fonctionnalités doivent être rendues possibles : destruction d’un objet numérique, lecture, dépôt…
- Se rassurer sur la fonctionnalité du service avec de nombreux éléments à surveiller : l’intégrité des documents, la confidentialité (cryptage, contrôle de l’accès), pérennité du service dans le temps (duplication du stockage, contrôles réguliers), récupération des données déposées
- Choisir un prestataire qui fournira un service client, qui puisse apporter des correctifs ou une solution en cas d’éventuels problèmes
- La localisation des serveurs : afin que les documents numériques puissent bénéficier de la RGPD, les serveurs de votre prestataire doivent être en France ou dans un pays de l’Union Européenne.
Utiliser un coffre-fort en conformité avec la réglementation optimisera vos chances de respecter vos obligations (notamment confidentialité, pérennité et accessibilité). L’ensemble de ces informations doit vous donner quelques éléments afin de bien choisir votre coffre-fort numérique pour votre entreprise !