La gestion de contrat permet d’éviter ou au moins de réduire tout risque. Elle assure la conformité, mais également permet un suivi pour en prouver le bon contrôle. Grâce à une bonne gestion du contrat, vous pouvez améliorer vos résultats, car vous aurez une meilleure gestion de vos dépenses. Seulement, optimiser la gestion de contrats n’est pas une mince affaire, il se peut que si vous n’ayez pas les bons outils et les bonnes techniques, vous vous trouverez vite débordé.
Pourquoi la gestion et le suivi des contrats est important ?
Même si vous possédez une petite entreprise, il est plus que nécessaire d’avoir une gestion et un suivi de contrat.
La gestion de contrat permet de pouvoir suivre des procédures que vous aurez appliquées au préalable afin de simplifier la création d’un contrat. Par exemple, vous pourrez dès la création savoir quel type de contrat, vous voulez créer, et donc mieux gérer la répartition des tâches. Par ailleurs, si vous possédez une connaissance claire des employés de votre entreprise, il sera plus simple lors de la création de ce contrat d’attribuer chaque tâche à chacun.
Par ailleurs, avant la finalisation de ce contrat, il est possible que plusieurs négociations aient lieu, avant que toutes les parties, que ce soit des employés, des clients ou des prestataires, valident ce contrat. Enfin, ce contrat est finalisé par la signature de toutes les parties, avoir une bonne gestion permet de faciliter ces signatures et éviter tout report.
Mais même une fois le contrat finalisé et signé, il se peut que des révisions aient lieu. Pour que tout se passe en bonne et due forme, il faut que toutes les parties aient une excellente gestion de contrat.
Une gestion de contrat irréprochable est plus que nécessaire pour faciliter la création et la signature de ce contrat. En effet, lorsqu’un contrat est créé, plusieurs obstacles peuvent survenir. Dans un premier temps, si vous effectuez ce contrat avec une entreprise ou un prestataire étranger, les barrières de langue et de culture entraînent sûrement des difficultés. Si vous ajoutez à cela des problèmes de gestion de contrat, il se peut que l’une des parties préfère établir ce contrat avec l’un de vos concurrents.
Avec la mondialisation actuelle, beaucoup de secteurs souffrent d’une concurrence accrue, il serait donc dommage de perdre des clients à cause d’une mauvaise gestion de contrat.
Puis la gestion du contrat pourra déterminer les moyens de paiements, mais également trancher pour les différentes négociations qui auront lieu. Une fois le contrat crée, une bonne gestion permettra de se référer à des contrats différents que vous aurez enregistrés dans votre Contrathèque.
Une excellente gestion de contrat permet une bonne visibilité de ce dernier, et donc de ne rien laisser au hasard, ce qui pourrait entraîner des dépenses inutiles.
Comment optimiser la gestion de contrats pour une entreprise ?
Comme nous l’avons expliqué précédemment, une bonne gestion de contrat est plus que nécessaire, mais elle n’est pas forcément simple pour tout le monde.
Pour optimiser la gestion des contrats, vous pouvez automatiser la rédaction de ceux-ci tout en vérifiant méticuleusement cette rédaction. L’automatiser permet de ne rien oublier. Vous pouvez, par exemple, dans une base de données avoir des clauses préétablies qui représentent les valeurs de votre entreprise. Cela assure aussi de faire figurer sur le contrat toutes les lois et autres mentions légales nécessaires à leur bon fonctionnement.
Par ailleurs, vous pouvez aussi automatiser toutes les clauses concernant la confidentialité d’un bon contrat.
Ces clauses préétablies faciliteront également la collaboration des différentes parties. Pour optimiser la gestion de contrats, vous pouvez aussi opter pour une signature électronique, en plus d’être plus rapide, elle est plus facile plutôt que d’enchaîner les envois.
Ensuite, une bonne optimisation de la gestion des contrats passe forcément par un bon suivi de l’exécution des différentes clauses, afin de ne pas entraîner de mauvaises surprises qui pourraient être à l’origine de dépenses supplémentaires.
Enfin, pour avoir une gestion de contrats optimale, il faudra bien préserver et archiver ce contrat, déjà pour pouvoir grâce à celui-ci créer d’autres contrats, mais aussi pour le préserver. Puis, il faudra avoir établi au préalable les objectifs clés de votre contrat, afin de faciliter la gestion pour vérifier que les objectifs soient bien remplis.