Un coffre-fort numérique est un endroit où conserver vos documents numériques dans leur intégralité en leur assurant tous les attributs du monde électronique. En y laissant des documents, vous garantissez la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité de vos données.
Qu’est-ce que eDocPerso ?
eDocPerso est un coffre-fort numérique, autrement dit, c’est un espace de stockage virtuel et personnel de documents à visée plus ou moins sensible. On constate une utilisation croissante de ces outils par les entreprises. Tout document peut y être conservé : les fiches de paie, les contrats, les factures, etc. C’est un service développé par la société eDocGroup, une société française créée en 2009.
Une limite existe dans la surface de stockage accordée à chacun. Un document ne doit pas dépasser 250 Mo, et de 10 Go pour l’ensemble des documents conservés. Vous pouvez faire toutes les actions que vous faites communément sur votre ordinateur : les renommer ou les classer via un système d’étiquettes, par exemple. Si vous êtes déjà un habitué des zones de stockage dématérialisées telles que le cloud ou drive de Google, vous n’aurez aucun mal à comprendre de quoi il s’agit.
Ce service permet aussi d’opérer un partage fiabilisé de documents avec une autre entité. Par ailleurs, une application existe aussi. Elle est accessible sur smartphone et tablette. Les fonctionnalités de l’application eDocPerso ne sont pas toujours les mêmes. Ils sont susceptibles d’évoluer en fonction du média utilisé : la plateforme web ou application mobile.
Quelles sont les fonctionnalités de eDocPerso ?
eDocPerso est fait autant pour les particuliers que pour les professionnels. Par ailleurs, il regroupe diverses fonctionnalités que l’on pourrait qualifier de rubriques. On en retrouve quatre principales.
La rubrique « Documents » fait référence à l’archivage des documents chargés par l’abonné. Tous les documents qu’il souhaite conserver à titre professionnel ou personnel sont stockés dans son coffre-fort numérique eDocPerso. Il n’y a pas de volume de contenu prédéfini. Pour un coffre utilisateur, la durée de conservation de documents, légale, variera en fonction de la nature de ce dernier, mais également des différentes modalités stipulées dans le contrat.
Une rubrique « Signature », comme son nom l’indique, autorise l’abonné à aller voir les documents en attente de réponse signée. Un abonné peut afficher le document, mais également le lire et le signer sur l’application directement.
La Rubrique « Collecteurs » est une boîte de réception virtuelle sur l’application. Elle favorise la réception des factures parmi 800 collecteurs disponibles. Via l’application, l’utilisateur peut souscrire à un collecteur, consulter et télécharger ses factures.
« Mon Profil » est une rubrique avec différents menus pour les informations personnelles de l’utilisateur, comme les coordonnées, ses documents d’identités ou encore ses documents partagés, ainsi que les paramètres et les sections aides et à propos. Les informations collectées sont confidentielles et peuvent être modifiées à tout moment si l’abonné le souhaite.
Comment utiliser ce coffre-fort numérique ?
Il faut regarder plusieurs choses pour savoir si un coffre numérique est adapté à vos besoins. Pour choisir un coffre-fort numérique, référez-vous à la charte d’utilisation du site qui devrait mentionner les rubriques qu’il défend.
Pour utiliser ce coffre-fort numérique, activez-le simplement. Une procédure d’activation vous sera envoyée par mail ou par courrier selon votre choix. Si vous utilisez eDocPerso dans un cadre professionnel, c’est votre employeur qui vous informera de la procédure d’activation.
eDocPerso est un espace créé afin que vous puissiez y stocker tous les types de documents. Le premier document que vous souhaiterez recevoir est votre bulletin de paie dans un format numérique. L’application aura le rôle d’un service postier. Vous retrouverez chaque mois votre bulletin de paie dans le dossier « employeur » de votre compte. Ce n’est pas le seul document que vous pouvez recevoir. Il faut se fier à la liste des collaborateurs pour savoir quelles sont les autres possibilités de réception automatique de document sur votre compte.
La plate-forme propose la possibilité de transférer et de recevoir des fichiers. Elle est limitée dans le temps entre 1 et 60 jours si votre coffre est un espace personnel. Il suffit d’un ou deux clics pour réussir à partager un ou plusieurs documents avec votre destinataire.
Le stockage des données est à 100 % confidentiel. Ainsi, les documents présents au sein de votre coffre-fort numérique ont une garantie à vie.