Parmi les nombreuses étapes menant à l’obtention d’un poste, l’entretien est déterminant. Mais avant d’échanger avec l’employeur, il faut avant tout pouvoir convenir d’une date pour l’entrevue. La rédaction d’un e-mail pour discuter de ce point est relativement simple. Toutefois, pour mettre toutes les chances de votre côté, nous avons listé les meilleurs conseils pour réussir votre e-mail de confirmation.
Conseils : prendre son temps pour répondre et se relire attentivement
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La précipitation est le meilleur moyen de commettre des erreurs. Lorsque vous devez rédiger un mail pour la confirmation d’un entretien, prenez le temps de formuler votre réponse correctement.
Par la suite, rédigez votre e-mail en gardant un ton courtois et formel. Cependant, ne vous étendez pas trop longuement sur les formules de politesse et venez-en surtout à l’essentiel.
Avant toute chose, pensez à vous renseigner au mieux sur la société pour laquelle vous postulez. Cela vous aidera à vous aligner à leur vision. Par ailleurs, vous aurez plus d’aisance à trouver des arguments en votre faveur au moment de l’entretien.
Si la date et l’heure pour l’entrevue sont déjà proposées par le recruteur, veillez à vérifier votre disponibilité. Une fois que c’est fait, confirmez le rendez-vous en reprenant ses indications dans votre réponse.
Si le recruteur n’a encore fixé de jour pour l’entretien, proposez une date à laquelle vous seriez disponible. Faites-en autant si sa proposition ne vous accommode pas. Cela évitera non seulement plusieurs retours sur le sujet, mais permettra également d’affirmer votre sens de l’initiative.
Enfin, prenez le temps de relire correctement votre mail pour la confirmation de l’entretien avant de l’envoyer. Soigner le fond et la forme de votre réponse est plus qu’important afin de démontrer votre professionnalisme.
Si répondre rapidement peut vous conduire à commettre des erreurs, évitez néanmoins de trop faire tarder votre retour. Une fois que vous recevez la demande d’entretien, veillez à répondre au recruteur dans les 48 heures au plus tard.
Exemple de mail pour une confirmation d’entretien
Rédiger un mail pour la confirmation d’un entretien doit être court et concis. Marquer votre intérêt pour l’entrevue et confirmer votre disponibilité pour une date suffisent.
Pour formuler votre réponse, vous pouvez vous inspirer du modèle suivant :
« Monsieur / Madame (indiquer le nom du recruteur),
Je tiens à vous remercier pour l’intérêt porté à mon profil.
Je serais ravi d’échanger plus longuement avec vous sur les détails du poste que vous proposez.
Je serai disponible pour une entrevue le (date) à (heure) ou le (date) à (heure), à votre convenance.
Pour de plus amples informations, je reste également joignable au (indiquer votre numéro)
Cordialement,
Votre nom »
Dans le cas où le recruteur vous propose une date en premier lieu, deux éventualités se présentent.
Si vous êtes disponible à la date mentionnée, vous pourrez répondre comme suit :
« Monsieur / Madame (indiquer le nom du recruteur),
Je tiens avant tout à vous remercier pour l’intérêt porté à ma candidature.
Je vous confirme ma présence à l’entretien que vous me proposez le (date), à (heure), dans vos locaux situés à (indiquer le lieu).
Dans l’attente de cette rencontre, je vous prie de recevoir mes respectueuses salutations,
Cordialement,
Votre nom »
Si vous ne pouvez pas vous libérer à la date et l’heure indiquées, vous avez la possibilité de demander un report en indiquant vos disponibilités.
Rédiger un mail personnalisé
Les modèles d’e-mails pour une confirmation d’entretien sont nombreux. Cependant, rien n’égalera une réponse personnalisée. En effet, cela montre votre authenticité et vous aide à vous démarquer des autres candidats.
Par ailleurs, le recruteur aura davantage l’impression de s’adresser à une personne réelle qu’à un simple profil parmi tant d’autres. En résumé, vous avez tout à gagner à personnaliser votre mail pour la confirmation de l’entretien. Tout comme une lettre d’acceptation de poste quand vous aurez obtenu le poste convoité sera appréciée par un recruteur, tout échange personnalisé entre lui et vous vous fera gagner des points.
Le fond de vos propos s’inspirera certainement des modèles de réponses disponibles. Toutefois, il est important de les reformuler et de les reprendre avec vos propres mots, tout en restant formel.
À de rares exceptions, l’excentricité et les grands discours peuvent faire forte impression. Néanmoins, en règle générale, cela ne s’applique pas à un e-mail adressé au recruteur. Soyez bref lorsque vous rédigez votre réponse et gardez vos arguments pour l’entretien.
Une fois l’entrevue passée, veillez également à renvoyer un mail de remerciement à votre interlocuteur. Que vous soyez retenu ou non pour le poste, prenez le temps de remercier le recruteur pour le temps qu’il vous a accordé. Cela montre votre considération à son égard et joue également sur la réaffirmation de votre motivation à vouloir occuper le poste. Faites ainsi un résumé concis des points importants discutés lors de l’entretien. Ceci démontre que vous avez retenu ce que la société attend de vous.
Lorsque votre retour sera formulé et vérifié en tout point, ne tardez pas trop à envoyer votre e-mail de remerciement. Un délai maximum de 48 heures est préférable, au risque de voir votre profil vite oublié par le recruteur.
Pour en savoir plus, découvrez notre article : Écrire un mail pour une annulation d’entretien : savoir y mettre les formes
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Merci beaucoup