MyPeopleDoc est un système de gestion de ressources humaines basé sur le Cloud. Il permet d’automatiser les processus administratifs et de faciliter la communication avec les salariés. Pratiques et flexibles, ses solutions logicielles conviennent à tous types de structures (TPE et PME, PMI, grandes entreprises…). La plateforme affiche ainsi un taux de fidélisation exceptionnel grâce à l’efficacité de ses outils RH.
Qu’est-ce que MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc englobe un ensemble de solutions RH en ligne, sous forme de Saas (System as a Service). Il s’agit donc d’un système complexe de services en mode Cloud. Concrètement, la plateforme centralise la gestion de toutes les informations nécessaires au service des ressources humaines.
Ces données peuvent provenir d’une multitude de sources logicielles et humaines. Une fois centralisés, tous ces documents dématérialisés seront plus faciles à traiter et à suivre pour les DRH. L’archivage garantit par ailleurs la sécurité et la pérennité des renseignements concernant les employés.
La startup française PeopleDoc cherchait justement à soutenir les RH dans leurs tâches administratives en développant ce concept en 2009. L’entreprise souhaitait également offrir un service de meilleure qualité aux salariés. Pour y parvenir, elle a misé sur la digitalisation et l’automatisation des processus.
En 2018, la jeune pousse a été rachetée par le géant américain Ultimate Software. Cette société est notamment connue pour sa solution complète de gestion RH « UltiPro » disponible en SaaS dès 2002. Aujourd’hui, le groupe PeopleDoc sert plus de 4 000 entreprises et près de 38 millions de salariés dans le monde.
Les avantages d’utilisation de MyPeopleDoc ?
Avec MyPeopleDoc, vous bénéficierez de tous les atouts de la transformation digitale des processus d’entreprise. Vous pourrez notamment éviter les déplacements et les transports des dossiers grâce à la dématérialisation des documents. De plus, vous éviterez certaines tâches chronophages comme la recherche dans les archives.
La plateforme se distingue également en proposant un coffre-fort personnel pour sécuriser vos documents RH. Ces données doivent d’ailleurs rester confidentielles en raison de leur caractère sensible. Ils incluent notamment l’évaluation et le numéro de sécurité de chaque collaborateur. La sécurisation des informations est donc cruciale dans l’administration du personnel.
D’autre part, MyPeopleDoc s’illustre au quotidien par son côté pratique, économique et écologique. Vous pourrez en effet réduire votre consommation de papier et vos besoins en matière d’espace de stockage physique avec cette solution RH. Vos dossiers restent néanmoins accessibles à tout moment sur la plateforme.
Enfin, vous aurez la possibilité de gagner beaucoup de temps avec cette plateforme digitale. Les documents seront en effet transférés rapidement entre les différents départements au sein de l’entreprise. De plus, vous pourrez accéder aisément aux informations à traiter.
Pourquoi utiliser cette solution RH ?
MyPeopleDoc permet aux services RH d’aider efficacement les salariés sur des questions quotidiennes ou complexes comme les congés de maternité. En effet, le dispositif s’intègre à tout SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) facilitant ainsi l’automatisation des processus. Votre équipe pourra ensuite traiter plus rapidement les dossiers des employés.
Le système automatisé permet notamment de créer des processus, un workflow et divers formulaires pour aider les équipes RH. Par ailleurs, vous pourrez mettre à jour ces informations selon l’évolution de votre politique interne ou de la réglementation. Au final, le responsable RH gagnera significativement en productivité et en agilité.
À travers ses tableaux de bord, MyPeopleDoc donne également un aperçu des indicateurs de performance du management des ressources humaines. Vous pourrez ainsi mesurer l’efficacité de vos actions RH antérieures et revoir le pilotage de ce pôle en conséquence.
Grâce à ces données, vous serez capable d’améliorer l’expérience collaborateur et la qualité des services fournis. Le SaaS permet par ailleurs d’étendre le champ d’action de votre logiciel SIRH à grande échelle. Autrement dit, ce portail RH facilite la gestion du personnel, même dans une structure internationale.
Comment fonctionne MyPeopleDoc ?
À la base, MyPeopleDoc permet d’envoyer, de recevoir et de stocker des documents RH. Il est donc assez tentant de l’assimiler à un service mail. Toutefois, la plateforme se démarque nettement sur le plan technique et juridique.
Pourquoi utiliser cette solution plutôt que les emails ?
En général, les documents ne sont ni signés, ni horodatés lorsqu’ils sont joints à un courrier électronique. Ils n’ont ainsi aucune validité juridique. Par ailleurs, l’adresse email ne permet pas d’identifier de manière sûre l’expéditeur du message. Cette faille remet donc en question la légitimité des informations échangées.
MyPeopleDoc, de son côté, fournit un système d’horodatage et d’authentification juridiquement valide. En effet, la plateforme enregistre l’identité des émetteurs et effectue un archivage formel de vos documents.
Quid de la sécurité ?
MyPeopleDoc chiffre ses données en AES (Advanced Encryption Standard) à 256 bits. Ce chiffrement représente le plus haut niveau de sécurité à ce jour. Le système est d’ailleurs certifié ISO 27001 pour son dispositif de protection d’informations.
Dans la pratique, seul l’employé concerné peut notamment activer son compte MyPeopleDoc avec le code secret fourni par l’entreprise. Il sera aussi le seul à avoir accès à cette interface personnelle. L’équipe des ressources humaines, quant à elle, est uniquement autorisée à y envoyer des documents.
Quels sont les logiciels de PeopleDoc ?
PeopleDoc propose une grande diversité de logiciels sur sa plateforme dédiée à la gestion RH des entreprises.
- Case Management et Knowledge Portal, par exemple, permettent aux employeurs de répondre facilement aux demandes des salariés. Les employés seront ensuite notifiés des décisions venant du dirigeant ou de la direction des ressources humaines.
- L’application HR Process Automation, elle, sert à automatiser les processus RH comme l’on-boarding, les mutations ou encore les promotions. La plateforme dispose également d’un outil décisionnel baptisé Advanced Analytics. Il se base sur l’analyse des données liées à la gestion du personnel.
- Enfin, Employee File Management permet de centraliser la gestion et l’archivage des documents RH des employés. Vous pourrez ainsi créer et partager aisément les dossiers de chaque collaborateur. Toutefois, ce système ne doit pas être confondu avec le coffre-fort numérique PeopleDoc qui est rattaché au travailleur. Ce dernier peut donc garder son espace de stockage sécurisé, même en quittant l’entreprise.